Nachfolgend ein paar Tipps für einen effizienteren Umgang mit E-Mails. Sollte noch jemand Ideen, Fragen oder Ergänzungen haben, bitte einfach melden oder E-Mail schicken.

1. Notwendigkeit 

Ein E-Mail ist nicht immer der optimale Kommunikationsweg. Oft ist ein Telefonat oder ein persönlicher Kontakt schneller, einfacher und vor allem eindeutiger. E-Mails sind besonders ungeeignet für Diskussionen, persönliche Kritik oder vertrauliche Themen.

Am besten ist es, Inhalte per Telefon abzusprechen und dann nur noch bei Bedarf eine Zusammenfassung des Besprochenen zu senden. Das erspart viel Mailverkehr und die damit verbundene Zeitverschwendung.

Sie vergeben die Chance, über ihre Sprache und Stimme Gefühle und auch Informationen zu vermitteln.

2. Höflichkeit und klarer Inhalt 

Die Schnelligkeit von E-Mails verleitet manchmal dazu, emotional zu reagieren. Emotionen, Ironie oder Zweideutigkeiten kommen beim Empfänger meistens nicht so an, wie sie gemeint sind. Deshalb sind E-Mails oft Ursache von Streit und Missverständnissen.

Formulieren Sie daher prägnant und kurz. Das Lesen wird durch die Verwendung von Aufzählungen (Bullet-Points) erleichtert.

3. Gestaltung 

Auch die elektronische Post ist eine Visitenkarte des Unternehmens. Darstellung und Rechtschreibung dürfen nicht vergessen gehen. Dazu gehören auch die Anrede und die Grussformel am Schluss und nicht vergessen: die Signatur. Bei Antworten oder kurzen Nachrichten an bekannte Personen kann auf eine ständige Wiederholung der Signatur allerdings verzichtet werden.

4. Betreffzeile 

Die Betreffzeile muss immer ausgefüllt sein und sie sollte eine kurze Zusammenfassung des E-Mail-Inhaltes sein. Der Empfänger sollte nach dem Lesen der Betreffzeile wissen, worum es im E-Mail geht. Am besten ist es die Betreffzeile erst nach dem Schreiben der E-Mail auszufüllen. Es ist dann einfacher den Inhalt der Mail zusammenzufassen.

5. Nur ein Thema pro E-Mail 

Schreiben Sie pro E-Mail immer nur über ein Thema. Sie erleichtern sich und dem Empfänger die Bearbeitung, die Zuordnung und Ablage der E-Mails.

6. Sparsam umgehen mit Cc… (Kopie an…) und „Antworten an alle“

Überlegen Sie sich […]